Foire Aux Questions

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Informations légales

Commande

Pour ce qui est des commandes, il faut toujours veiller à conserver, au moment de la livraison, le bon de livraison. Celui-ci doit être transmis dès réception au gestionnaire de l’équipe, car il est nécessaire au règlement des factures. Toute commande doit être contrôlée pour vérifier la conformité et la cohérence avec le bon de commande initialement prévu. Sur ce bon de livraison, avant transmission au gestionnaire, il faut apposer la date de constatation ainsi que la mention « Vu et constaté », la date de réception, et la signature du récépissé de la personne ayant réceptionné la commande. 

Pour pouvoir passer une commande, chaque équipe a un acheteur qui saisit les demandes d’achat. Rapprochez vous de cette personne pour pouvoir effectuer la demande d’achat afin que celle-ci puisse être validée par le gestionnaire d’équipe.

Pour tout retrait de colis, il faut se rendre au magasin de l’ECPM situé au rez-de-chaussée du bâtiment de TP. Tous les colis y transitent et y sont stockés en attendant d’être récupérés.

Une demande d’achat en attente est une demande d’achat qui n’a pas encore été traitée par le gestionnaire en charge de son équipe. 
Cette dernière ne fait pas encore l’objet d’un bon de commande, elle avertit seulement le gestionnaire d’une volonté d’un passage de commande. 

Mission

Pour se faire rembourser ses notes de frais, il faut impérativement conserver toutes preuves d’achats que vous souhaiteriez vous faire rembourser. 
-Péage : ticket de péage / ticket carte 
-Carburant : ticket de caisse / ticket de carte 
-Transport en commun : Ticket / ticket carte 
-Nuit d’hôtel (lorsque celle-ci n’a pas été réservée via le marché): facture / ticket carte
 Depuis 2026, les repas n’ont plus besoin de justificatif pour être remboursés.

Passage hors marché avec attestation de passage ou imprévisibilité de la mission. 

Le missionnaire peut être remboursé de ses frais d'hébergement sur la base du montant effectivement engagé, sur production de justificatifs (facture du lieu d'hébergement, facture le cas échéant de la taxe de séjour) et dans la limite des plafonds applicables dans le cadre du marché, soit 170 euros pour une chambre simple et 180 euros pour une chambre double par nuitée à Paris et en petite couronne, 120 euros pour une chambre simple et 130 euros pour une chambre double par nuitée en grande couronne et dans les villes de province de plus de 200 000 habitants et 110 euros pour une chambre simple et 120 euros pour une chambre double par nuitée dans les autres communes.

Autres cas de passage hors marché 

Si le missionnaire n'a pas recouru au marché alors qu'il le devait, il peut être indemnisé sur la base du taux forfaitaire prévu par l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié (140 euros par nuitée pour la commune de Paris, 120 euros pour les communes de la métropole du Grand Paris hors Paris18 et les villes de plus de 200 000 habitants et 90 euros pour les autres communes), même si le montant qu'il a effectivement engagé est inférieur.

 

Il est rappelé que les séjours privés lors d’une mission doivent rester exceptionnels et ne doivent pas conduire à étendre anormalement la durée de la mission.

Les dates du séjour privé devront être saisies dans la fenêtre « commentaires » d’ETAMINE.

Les séjours privés devront faire l’objet de dépôt de congés dans les outils RH.

Chaque mission est budgétisée en amont lors de l’établissement de cette dernière sur Notilus. La réservation des prix des moyens de transports, d’hébergement ou encore l’établissement automatique des forfaits de repas pour le midi et le soir permet d’avoir une vision plutôt significative du coût réel de la missions. 

Les délais de validation des missions dans  Notilus peuvent fortement varier d’une mission à une autre. Dans la plupart des cas,  les délais permettent au valideur budgétaire de  vérifier les informations et de les corriger si nécessaire avant validation. 
Cependant, il peut arriver que les délais soit très court ! 

Il vaut mieux faire ses réservations dans la matinée afin d’éviter d’avoir à les refaire si le valideur n’est plus présent

Les différentes informations à renseigner sur Etamine sont : 
-Destination 
-Date 
-Objet de la mission (justificatif obligatoire) 
-une description rapide de la mission 
-les dates de départ et de retour 
-Le compte sur lequel doit être imputé la mission 
-le mode de transport (si déjà connu) 
-le valideur budgétaire 

Ressources Humaines

Pour recruter un contractuel, un délai allant de 2 à 4 mois est à prendre en compte à partir de l'identification du candidat permettant d'initier les démarches administratives relatives au recrutement auprès du responsable des Ressources Humaines. (ZRR, obtention VISA, …) 

En discuter avec mon responsable hiérarchique et obtenir son accord

Faire la demande auprès de la tutelle de rattachement (CNRS ou Unistra)

-Agents Unistra : Pour les agents UNISTRA, veuillez vous référer aux différents documents disponible sur le Seafile 

-Agents CNRS : Faire la demande dans Ariane

Saisir mes jours télétravaillés dans AGATE-TEMPO (CNRS) ou OHRIS (UNISTRA)

ATTENTION : Il est interdit de télétravailler sans autorisation préalable de l’employeur (CNRS ou UNISTRA) sauf conditions exceptionnelles validées par le DU

Les règles du télétravail sont les mêmes que le travail sur site : 
-la disponibilité des personnes à heure de travail égale à celle sur site 
-assurer l’exercice de ses fonctions dans des conditions équivalentes à celle sur site 

 

Contacts

Les contacts à la délégation peuvent également être retrouvés par le biais de VIADUC. 

Vous trouverez ci-dessous les organigrammes de la délégation :

Finance, achats, comptabilité 

Système d'informations 

Communications 

Médecine de prévention 

Technique et logistique 

Ressources Humaines 

Partenariat et valorisation 

Prévention et sécurité 

Pour appeler de l'extérieur, les numéros de téléphone doivent être précédés par 03 88 10 
Mail : prenom.nom[at]cnrs.fr

 

Référent Egalité : Valérie CAPS https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/valerie-caps/
                               Olivier BARDAGOT https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/olivier-bardagot/

Prévention et sécurité : Fabrice VIGNERON 
                                        Sécou SALL 
                                       Alexandra SUTTER 

Référent communication : Agnès ORB https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/agnes-orb/
                                              Vasiliki PAPAEFTHYMIOU https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/vasiliki-papaefthymiou/

Référent QVCT : Julien BERTRAND https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/julien-bertrand/

Référent formation : Julien MASSUE https://icpees.unistra.fr/institut/pages-persos/julien-massue/

 

Achats

CNRS

Pour qu'un bien soit considéré comme immobilisation au CNRS, sa durée « de vie » doit être d’au moins un an et son coût unitaire doit dépasser un seuil défini par le conseil d'administration du CNRS fixé à 3 000 € HT

UNISTRA

Pour qu'un bien soit considéré comme immobilisation à l’Université de Strasbourg, sa durée « de vie » doit être d’au moins un an et son coût unitaire doit dépasser un seuil défini par le conseil d'administration de l’Université de Strasbourg fixé à 800 € HT

Carte Achats

Chaque titulaire a une carte achat dont le plafond annuel lui est propre. Il peut consulter ce plafond et le montant encore disponible sur le site de la BNP. Ce plafond peut être augmenté en cours d’année (ou diminué s’il est trop élevé, et ceci afin d’éviter un risque).

Par ailleurs, chaque transaction est plafonnée à 2000€ TTC et chaque carte à un plafond de transaction à 3000€ TTC par jour.

Y-a-t-il des dépenses interdites via Carte Achat ?

  • Les achats sur marchés locaux et nationaux ne peuvent être effectués avec la Carte Achat
  • Le paiement de transports et hôtels ou toute dépense relative aux frais de missions ne peuvent pas être effectués via Carte Achat

Toute transaction via une carte achat doit faire l’objet d’une régularisation par le pôle administratif dans les 5 jours suivant la transaction. Pour ce faire, tout porteur de carte doit transmettre immédiatement à son gestionnaire référent un scan des justificatifs (facture au nom du CNRS, ticket CB le cas échéant) et la ligne de crédit à imputer pour régularisation de la dépense. Les originaux peuvent être transmis ultérieurement.

Informatique

Logistique

Partenariat et Valorisation